Existen ocasiones en las que uno desea imprimir una misma carta dirigida a muchas personas. La solución que inmediatamente pasa por nuestra mente es escribirla en Word y luego ir cambiando los datos manualmente para cada persona e imprimir o enviar por email una a una.
Word ofrece una forma de escribir el documento (carta, etiqueta, etc…) una sola vez e imprimirlo o enviarlo a muchas personas a la vez. Esto es conocido como “Correspondencia” en Word y se la realiza utilizando la barra del mismo nombre. En esta barra los botones se encuentran distribuidos de izquierda a derecha en el orden en el que se debe realizar el procedimiento así que éste es bastante intuitivo.
A continuación se explica el procedimiento básico (válido para Word 2007):
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- Creamos un nuevo documento o podemos utilizar uno existente.
- Hacemos click sobre “Correspondencia” en la barra de Word.
- Hacemos click sobre el botón “Iniciar combinación de correspondencia”. Se nos presenta un menú que nos permite decidir si lo que vamos a escribir es una carta, un mensaje de email, sobres, etiquetas o una lista de directorio. Seleccionamos la opción adecuada.
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- Ya sabemos qué queremos escribir, ahora seleccionamos los destinatarios. Hacemos click sobre el botón “Seleccionar destinatarios”. Aquí tenemos varias opciones:
- Escribir una nueva lista: Con esta opción se abre un diálogo que nos permite crear una lista con los campos más comunes de las personas (nombres, apellidos, dirección, etc). Al final se nos pedirá guardar este archivo como una base de datos de Access.
- Usar lista existente: Nos permite utilizar un archivo existente que nos sirva de lista. En todos los casos la primera fila de la lista indica nombres de campo y las siguientes son los datos. Archivos válidos son:
- HTML: Un archivo HTML con solo una tabla.
- Texto: Un archivo de texto plano en formato CSV (columnas separadas por tabulaciones y filas separadas por marcas de párrafo).
- Word: Un documento de Word con una sola tabla.
- Excel: Un documento de Excel con los datos. Al seleccionarlo se pedirá luego que especifique cual es la página o rango con nombre (si existe) a utilizarse como lista.
- Access: Una base de datos de Access. Al seleccionarla se pedirá luego que especifique que tabla o búsqueda utilizar como lista.
- Otros: Se pueden utilizar archivos de contactos de Microsoft Outlook y Microsoft Schedule, archivos Lotus 1-2-3, y para usuarios avanzados archivos de bases de datos Paradox, dBase, así como accesos a bases de datos ODBC a través de archivos DSN.
- Una vez seleccionada la lista se hace click en “Editar lista de destinatarios”. Se nos muestra una lista de personas que nos permite:
- Decidir a quien se quiere enviar el documento seleccionando la casilla al lado de cada elemento de la lista.
- Ordenar los datos. Esto es importante solo para listas de directorios en donde tenemos más de una persona por página.
- Filtrar los datos. Por ejemplo solo aquellos nombres que empiecen con N o ciertos cargos específicos.
- Buscar registros que parezcan repetidos para excluirlos.
- Buscar destinatarios particulares para verificar sus datos.
- Ya sabemos que vamos a escribir y a quién vamos a enviar. Podemos empezar a insertar texto normalmente. Solo aquel texto que va a ser común a todos los documentos y que no va a cambiar.
- Ahora insertamos los datos que van a cambiar. Se posiciona el cursor de texto en el lugar donde se desea insertar un dato y se hace click sobre los botones de la sección ”Escribir e insertar campos” en la barra de Word:
- Ya sabemos qué queremos escribir, ahora seleccionamos los destinatarios. Hacemos click sobre el botón “Seleccionar destinatarios”. Aquí tenemos varias opciones:
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- Si hacemos click sobre “Insertar campo combinado” aparece una lista de campos (nombre, apellido, etc) que podemos insertar. Una vez insertado veremos algo como «nombre» en el documento. Este texto será luego reemplazado por el dato de cada persona.
- Si deseamos escribir una línea de saludo (ej: Estimado X:) podemos hacer click “Línea de saludo”. Allí decidiremos como queremos nuestro saludo.
- Si deseamos escribir un bloque de direcciones tipo carta hacemos click sobre “Bloque de direcciones”
- Una vez finalizada la escritura tanto de campos como de texto hacemos click sobre “Vista previa de resultados”. Aquí podemos ver como queda el documento con datos reales y el navegador que se encuentra a la derecha nos permite navegar por cada elemento de la lista.
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- Finalmente hacemos click sobre “Finalizar y combinar”. Aquí podemos decidir entre varias opciones:
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- Editar documentos individuales: Esta opción guardará el cada elemento como un documento de Word por separado.
- Imprimir documentos: Esta opción nos permite imprimir todos los documentos
- Enviar documentos por correo electrónico: Esta opción nos permite enviar por correo todos los documentos
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